Hovedregelen er at alle saksdokumenter som offentlige organer sender eller mottar er offentlige. Dersom det er opplysninger i et enkelt dokument som etter lov eller forskrift er undergitt taushetsplikt, vil disse opplysningene bli unntatt fra dokumentet. Dersom dette medfører at dokumentet blir misvisende i forhold til opprinnelig innhold, eller at de unntatte opplysningene utgjør den vesentlige del av dokumentets innhold, kan dokumentet i sin helhet unntas fra offentlighet.
Opplysninger som er unntatt offentlighet i journalen, er merket med teksten "Avskjermet".